Do contrato no papel à agenda sincronizada — tudo em um sistema

Shows confirmados no boca a boca, contratos perdidos no e-mail

A equipe da Seven Music gerencia a agenda de um dos artistas de funk mais ativos do Brasil. Com dezenas de shows por mês, o controle era feito em planilhas, e-mails e conversas de WhatsApp — um modelo que funcionava até o dia em que um contrato sumia, uma data era duplicada ou um pagamento ficava sem registro.

Precisavam de um sistema que centralizasse todo o processo: do primeiro contato com o contratante até a assinatura do contrato, passando pela confirmação do show na agenda e o controle de custos de cada viagem.

Do pedido à agenda sincronizada em 4 etapas

Mapeamos o processo real da equipe e traduzimos em um fluxo digital sem atrito:

Um sistema feito para o jeito deles trabalharem

Nada de plataforma genérica adaptada às pressas. O sistema foi desenvolvido do zero em PHP/MySQL, hospedado no próprio servidor da equipe, com cada funcionalidade pensada para o dia a dia de uma assessoria de shows.

• Sistema de login com dois perfis — vendedor e administrador — com permissões distintas
• Cadastro completo de contratos: tipo PJ/PF, venda Normal/Colocada, parcelas e custos de logística (alimentação, transporte, equipe)
• Geração de PDF em tempo real com mPDF, cláusulas editáveis pelo admin e layout personalizado
• Integração com Google Calendar via JWT/API REST — sem biblioteca terceira, implementação própria
• Sincronização automática ao criar, editar, confirmar ou cancelar um show na agenda
• Link de assinatura via WhatsApp gerado diretamente do painel
• Notificação por e-mail com PHPMailer ao gerar cada contrato
• Fila de minutas pendentes: vendedor solicita, admin aprova e transforma em contrato

Menos retrabalho, mais controle

Com o sistema em produção, a equipe parou de usar planilhas para controlar shows e passou a ter visibilidade total da agenda e dos contratos em um só lugar.

Tecnologia que respeita o processo de quem usa

O maior aprendizado deste projeto foi entender que o melhor sistema não é o mais tecnológico — é o que as pessoas realmente usam. Cada decisão de interface foi tomada pensando no vendedor que acessa pelo celular entre um show e outro, e no admin que precisa de visão completa sem abrir uma planilha.

A Seven Music continua parceira da SmartQuik, com novos módulos em desenvolvimento — incluindo o Ballet Manager, sistema de escalação e controle de cachê da equipe de bailarinas do Mc WM.